IMPLANTAÇÃO DE NOVAS UNIDADES DE FRANQUIA
No início do sistema de franquias, o franqueador pode não ter a equipe necessária dedicada ao processo de implantação de novas unidades de franquia. A abertura de uma nova unidade por um terceiro é tarefa complexa que envolve uma série de etapas administrativas e operacionais que devem ser cumpridas para que o conceito da marca e o modelo de negócios seja aplicado de forma consistente no novo mercado explorado.
O Grupo BITTENCOURT está pronto para desempenhar esse papel, orientando a condução das atividades e utilizando ferramentas específicas e metodologia própria para que os prazos da implantação sejam respeitados e a execução de cada atividade ocorra de forma eficiente e com os responsáveis – franqueado e/ou franqueadora ativos na atividade de implantação.
Etapas prévias à implantação
Treinamento inicial do franqueado:
Após ser aprovado no processo de seleção de novos franqueados, ocorre o treinamento inicial do franqueado, que é ministrado pela franqueadora. Esse treinamento tem como objetivo principal apresentar ao novo franqueado as suas responsabilidades em relação à operação e gestão do negócio e capacitá-lo para executar essas tarefas, abordando alguns temas gerais como:
- INSTITUCIONAL: apresentação da marca seus aspectos institucionais.
- ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO: alinhamento das etapas de implantação e responsabilidades das partes.
- PRODUTOS E SERVIÇOS: detalhamento do mix de produtos e serviços comercializados pela franquia e relação de fornecedores homologados.
- OPERAÇÃO: dia a dia da operação, política comercial, padrão de atendimento ao cliente, passos e técnicas de venda, controles operacionais e ferramentas.
- GESTÃO: recursos humanos, compras, gestão de estoque, contas a pagar, contas a receber, análises financeiras e sistema de gestão.
- MARKETING: planejamento, aprovação e execução das ações de marketing local e de relacionamento com os clientes.
Seleção do ponto comercial para implantação da unidade:
O franqueado define o ponto comercial para a instalação da franquia, baseando-se na análise das características gerais relacionadas ao ponto e à localização ideais e padronizadas pré-determinadas pela franqueadora. À medida em que as opções de ponto são buscadas pelo franqueado, a franqueadora avalia as opções e opina com base em experiências anteriores. No entanto, a decisão final sobre a escolha do ponto é de responsabilidade do franqueado, assim como as atividades burocráticas que envolvem o contrato de aluguel do ponto.
Empresa franqueada:
Também é de responsabilidade do franqueado providenciar os aspectos legais e burocráticos para constituição da empresa franqueada – etapa também que antecede a implantação efetiva, sendo necessário contratar um escritório de contabilidade de sua confiança. O profissional de contabilidade auxilia o franqueado nesse processo, bem como orienta sobre as regulamentações relacionadas ao ramo de atividade em questão.
ETAPAS PARA A IMPLANTAÇÃO
Padrão de arquitetura e instalações:
A elaboração do projeto arquitetônico padrão das franquias é elaborado pela franqueadora junto ao arquiteto próprio ou homologado. Cabe ao franqueado adquirir o projeto padrão e efetuar as adaptações necessárias junto ao arquiteto contratado, que poderá ser homologado ou não, conforme regras de negócio de cada rede, bem como contratar fornecedores para execução da obra.
A franqueadora acompanha a execução da obra, atualiza as ferramentas de controle (cronograma ou checklist), garante o padrão das instalações físicas (mobiliários, equipamentos, decoração, montagem e exposição de produtos etc.) e orienta o franqueado em caso de dúvidas.
O franqueado contrata todos os serviços de infraestrutura como telefonia e internet, sistema de gestão e agenda o treinamento da equipe por ele contratada, seguindo as datas estabelecidas no cronograma de implantação.
Estoque inicial:
A franqueadora é responsável por homologar os fornecedores para abastecimento das franquias, realizando negociações e definindo a política de abastecimento para posterior orientação dos franqueados e implantação efetiva da unidade. De modo geral, a franqueadora define o estoque inicial da franquia, elaborando a relação completa de produtos, insumos, suprimentos e materiais necessários para iniciar a operação da franquia, bem como envia o primeiro pedido aos fornecedores.
Contratação e treinamento da primeira equipe para a unidade em implantação:
A estrutura de cargos necessária para iniciar as operações da franquia em implantação é definida pela franqueadora, assim como a descrição do perfil de cada cargo para contratação por parte do franqueado.
Cabe ao franqueado efetuar as contratações e aplicar o treinamento com o apoio da franqueadora, especialmente quando se há cargos-chave como gerente e profissional técnico, entre outras situações.
Inauguração da franquia:
A realização de ações de marketing com foco em inauguração depende do investimento destinado pelo franqueado, mas, de qualquer forma, toda inauguração exige planejamento e envolvimento de assessorias especializadas, tais como de imprensa e de relacionamento.
Toda ação de marketing requer orientação prévia do franqueado pela franqueadora e sempre deve ser aprovada pela franqueadora antes de ser executada, o que exige um processo de acompanhamento bem estruturado e envolvimento direto da equipe de marketing da franqueadora, criando regras e ferramentas que apoiam esse processo.
Depois de respeitadas essas fases, se tudo correr bem, a unidade está implantada e pronta para começar a operar.
